Tre domande, fatte qualche centinaio di volte al mese.
NetReal amministra condomini. I condomini chiamano l'ufficio per sapere qual è il loro piano rateale, se hanno pagato, e quali sono le coordinate bancarie del condominio: sempre le stesse tre domande. Abbiamo messo un agente AI su WhatsApp che risponde, e solo a chi è davvero in anagrafica.
- Settore
- Amministrazione condominiale
- Realizzato come
- CTO, Prisma Group
- Online da
- Aprile 2026 · rollout condominio per condominio
- Canale
- WhatsApp, su un numero dedicato
- Il loro sito
- netreal.it
Un ufficio che non riusciva a finire niente.
L'amministrazione condominiale è lavoro a scadenze: contabilità, assemblee, fornitori, date di legge. È anche una linea telefonica aperta al pubblico, e il telefono vince sempre, perché un telefono che squilla è nella stanza e una scadenza no.
Gran parte delle chiamate erano tre domande. Qual è il mio piano rateale. Ho pagato, e quanto mi resta. Quali sono i dati bancari del condominio. Tutte e tre hanno risposte esatte che esistono già dentro un file.
La quarta categoria era diversa e contava di più: qualcuno che segnala un guasto. Arrivavano sullo stesso canale, finivano sullo stesso foglietto, ed erano quelle che non ci si poteva permettere di perdere.
Rispondere alla persona sbagliata è peggio che non rispondere.
Le domande riguardano soldi e uno specifico appartamento. Questo rende un destinatario sbagliato una violazione di dati, non un fastidio, e ha deciso il progetto prima di tutto il resto.
L'agente risponde solo ai numeri presenti nell'anagrafica del condominio dentro il CRM. Non una password, non un codice: un numero o appartiene a un condomino noto o non ottiene niente. Chi non è in anagrafica arriva a una persona, che è comunque l'esito corretto.
La seconda decisione riguardava l'aggiornamento dei dati. La contabilità condominiale si aggiorna a cicli, quindi una risposta corretta oggi potrebbe non essere stata ricalcolata dal mese scorso. Ogni risposta contabile porta quindi la data dell'ultima contabilizzazione. All'agente non è mai permesso lasciar intendere di sapere qualcosa di più recente di quanto sa.
Terza: l'agente non tira a indovinare. Una domanda poco chiara riceve una richiesta di precisazione o un passaggio a una persona, perché una risposta sbagliata e sicura di sé sugli arretrati di qualcuno costa più di una risposta lenta e giusta.
Una casella condivisa con un agente davanti.
Un numero WhatsApp dedicato collegato al CRM, così l'amministratore e i collaboratori vedono ogni conversazione in un posto solo, che l'abbia gestita l'agente o una persona.
- 01
L'anagrafica è il cancello
Un messaggio in entrata viene associato a un contatto e a un'unità immobiliare prima che succeda qualsiasi altra cosa. Nessuna corrispondenza, nessuna risposta.
- 02
Le risposte contabili
Piano rateale, versamenti fatti e saldo residuo, e i dati del condominio. Ogni risposta dichiara la data dell'ultima chiusura contabile.
- 03
I guasti diventano ticket
L'agente riconosce una segnalazione, raccoglie il minimo che serve — cosa, dove, quanto è urgente, una foto se c'è — apre un ticket nel CRM assegnato al collaboratore giusto, e conferma al condomino che è stato preso in carico.
- 04
L'aggiornamento mensile
Una casella email dedicata riceve gli export contabili. Un'automazione li legge e li normalizza e aggiorna i file dell'agente, con un passaggio di approvazione umana prima che qualcosa vada in linea, e una notifica che segnala le anomalie.
- 05
Rollout condominio per condominio
Prima i condomini pilota, poi il resto. Un sistema che parla ai condomini dei loro soldi non si lancia tutto insieme.
Roadmap di progetto, go-live aprile 2026.
L'ufficio risponde ancora al telefono. Ma non per leggere un IBAN.