I loro lead restavano in una lista. Nessuno aveva tempo di chiamare.
Aspire è una palestra a Forlì. Compravano pubblicità, raccoglievano lead, e poi li perdevano: perché richiamare le persone è un lavoro, e alla reception ne avevano già uno. Abbiamo dato loro un agente vocale che fa le chiamate, e una dashboard che finalmente mostra loro la propria attività.
- Settore
- Fitness · sede unica, Forlì
- Realizzato come
- CTO, Prisma Group
- Online da
- 2026 · sul loro dominio
- Tempi
- 2 settimane
- Il loro sito
- aspirecustomfitness.it
Due problemi che poi erano lo stesso.
Il primo erano i lead. Le campagne Meta portavano persone, i nomi finivano in una lista, e la lista cresceva più in fretta di quanto qualcuno riuscisse a lavorarla. Un lead di tre giorni è uno sconosciuto; un lead di tre settimane è rumore. Alla reception lo sapevano, e comunque non ci arrivavano, perché erano impegnati a mandare avanti una palestra.
Il secondo erano i numeri. Aspire si era costruita una dashboard da sola: un file HTML, messo insieme con Claude, aperto in locale, aggiornato a mano. Funzionava, ed è la parte interessante. Ma viveva su un portatile, solo uno dei due titolari poteva usarla, e aggiornarla era una cosa che qualcuno doveva ricordarsi di fare.
Sotto entrambi c'era lo stesso fatto: ogni pezzo dell'attività aveva bisogno di una persona che lo portasse da un posto all'altro. E c'era una scadenza che non aveva scelto nessuno: il loro gestionale, Sport Club, rischiava di essere chiuso, e lo storico dentro non sarebbe stato migrato da nessuna parte.
La parte urgente era lo storico.
Prima di qualsiasi altra cosa abbiamo chiesto un export completo dei cinque fogli di Sport Club. Non perché servissero per iniziare a progettare, ma perché un sistema che poteva essere spento da un momento all'altro teneva anni di dati senza una copia da nessuna parte.
Questo ha riordinato il progetto. La prima settimana ha smesso di essere una settimana sui grafici ed è diventata una settimana per portare i dati in un posto sicuro e leggibile. I grafici potevano aspettare, lo storico no.
Sul lato chiamate, la scoperta riguardava l'onestà. Un agente che finge di essere una persona viene scoperto e fa danni. Un agente che si presenta chiaramente come assistente, che prenota una prova gratuita e passa tutto il resto a un umano, il lavoro lo fa. Quindi lo abbiamo delimitato con decisione: chiama, sii chiaro, prenota la prova, e su tutto il resto passa la mano.
Due settimane, in due metà.
Avevamo dato una data realistica di due settimane e un tetto massimo di quattro. È uscito su quella realistica.
- 01
Settimana uno — i dati
Leggere la struttura dei cinque export, costruire il database che li ospita, preparare server e indirizzo, mettere online la pagina di login. Poi l'upload: si trascinano i cinque file nella pagina e si vedono arrivare in tabelle controllabili.
- 02
Settimana uno — prima la prova, poi la forma
Prima che esistesse un solo grafico, i titolari potevano entrare dal telefono e leggere i propri numeri come tabelle semplici. Mettersi d'accordo che le cifre fossero giuste veniva prima, perché un bel grafico su dati sbagliati è peggio di nessun grafico.
- 03
Settimana due — la dashboard
Tutte le viste del loro HTML originale, ricostruite online: incassi, fatturato, soci, pacchetti, presenze, KPI avanzati, clienti dormienti, valore nel tempo e rinnovi, occupazione, confronto con gli anni passati. Pensata per il telefono quanto per la scrivania.
- 04
Aira, in entrata e in uscita
Due agenti vocali su un numero di telefono vero. Uno risponde quando la palestra viene chiamata. L'altro lavora la coda dei lead, fino a tre tentativi a persona, e si ferma quando raggiunge qualcuno o esaurisce i tentativi.
- 05
Prenotazioni che atterrano davvero
Una prova prenotata viene scritta nel calendario del CRM della palestra, non in una trascrizione che nessuno legge. La riga del lead si aggiorna con i tentativi, l'esito e la data prenotata.
- 06
La coda che si lavora da sola
I lead mai chiamati stanno in una coda di richiamo automatico, dal più vecchio, e la campagna li riprende da sola. Nessuno deve avviarla la mattina.
Un login, e dietro tutta la palestra.
La dashboard è su dashboard.aspirecustomfitness.com e si aggiorna da sola ogni volta che cambiamo qualcosa. Lead, soci, pacchetti, pagamenti, presenze, rinnovi, occupazione, clienti dormienti e i risultati dell'agente vocale stanno tutti dietro lo stesso login.
La tabella dei lead mostra la cosa che conta nel modo più semplice: da dove arriva ogni persona, quante volte l'agente ha provato, com'è andata, e se è stata prenotata una prova. Lo schermo qui sotto è un mese vero — ventisette lead nuovi, tutti lavorati dall'agente, nessuno a mano.
Adesso la lista si lavora da sola.
Le campagne girano, i lead arrivano, l'agente li chiama, le prove compaiono in calendario, e i titolari leggono il risultato dal telefono. La reception è tornata a fare la reception.
È tutto su account intestati ad Aspire: il server, il database, il numero di telefono, gli account AI. La palestra è proprietaria del sistema su cui lavora.
Letto dalla dashboard in produzione, settembre 2026.
La palestra non ha assunto un centralinista. Ha smesso di averne bisogno per le chiamate.